Die Erfahrung zeigt, dass leider mindestens die Hälfte aller Veranstalter (bei größeren und erfolgreichen Events bzw. Locations nicht ganz so viele) recht zerstreut und unorganisiert sind. Es ist daher unbedingt notwendig als Künstler selber ein hohes Maß an Organisiertheit mitzubringen.

Vereinbarungen und Absprachen mit Veranstaltern sollten unbedingt schriftlich fixiert werden. Wenn Du also mit Veranstaltern telefonierst, lass Dir immer eine E-Mailadresse geben und schreibe dann zumindest eine „Bestätigungsemail“ mit allen wichtigen Fakten. Frage nach ob die Punkte so in Ordnung sind, so dass Du eine Antwort auf Deine Nachricht erhältst. Diesen Maulverlauf dann unbedingt aufbewahren. Du kannst Ihn auch ausdrucken und  Auftritt mitnehmen. Das mag vielleicht etwas nach Klugscheißerei klingen hat sich aber vielfach bewährt. Die Ausrede des Veranstalters: „Das habt ihr ja nicht mit mir, sondern meinem Assistenten (Mitarbeiter,…) abgemacht“, zieht natürlich nicht. Diese Erklärungen seines Vertreters muss er sich zurechnen lassen, dass bedeutet sie wirken so als ob er sie selber abgegeben hätte.

Das Beste ist natürlich einen schriftlichen Vertrag zu schließen. Viele Veranstalter haben hierzu vorgefertigte (Formular-) Verträge.

Egal ob E-Mailabsprache oder schriftlicher Vertrag, einige Punkte sollten immer geregelt sein:

Deine Pflichten:

  • wo und wann ist der Auftritt
  • wann ist Soundcheck
  • wie lange wird gespielt / wie viele Sets
  • wie viele Musiker
  • Repertoire (kannst Du auswählen was gespielt wird oder gibt es Vorgaben des Veranstalters)
  • was müsst ihr/ musst Du mitbringen

Die Pflichten des Veranstalters:

  • wie viel wird gezahlt
  • was ist an Equipment / PA vorhanden (mach Dir einen übersichtlichen „Technical Rider“)
  • Welche Art von Verpflegung und Getränken stellt der Veranstalter zur Verfügung?

Weitere wichtige Punkte:

  • „Gästeliste“. Wie viele Personen dürfen per Gästeliste umsonst rein?
  • „Mehrbezahlung bei Überlänge“. Falls länger gespielt werden soll, weil z.B. die Stimmung noch am kochen ist. Wie viel wird dann gezahlt? Das ist ein Punkt bei dem viele Veranstalter gern rumtricksen.
  • „Werbung und PR“. Kümmert sich der Veranstalter um Werbemaßnahmen? Welche Materialien stellt der Künstler hierfür zur Verfügung