GEMA Gebühren können nur für öffentliche Veranstaltungen anfallen. Öffentlich wird die Veranstaltung sobald sie bestimmungsgemäß (also quasi planmäßig) für Leute zugänglich ist die keine direkte persönliche Verbindung zum Veranstalter und auch untereinander keine Verbindungen haben. Außerdem spielt die Abgrenzbarkeit eine Rolle. Also: persönliche Einladungen = ehr nicht öffentlich. Flyer und Plakate = ehr öffentlich. Auch die Größe der Veranstaltung wird hierbei eine Rolle spielen. Ab einer Größe von 100-200 Personen wird es kritisch. Allerdings sind auch schon Hochzeiten mit über 800 Personen von Gerichten als „nicht-öffentlich“ eingestuft worden.

Neben der GEMA Abgabe sind bei öffentlichen Veranstaltungen auch das Gaststättengesetz, Jugendschutzgesetz, Genehmigungsvorbehalte sowie evtl. Abgaben an die Künstlersozialversicherung zu beachten.

Soweit die Veranstaltung also öffentlich ist fallen Gebühren für GEMA-pflichtige Musik an. Wichtig in diesem Zusammenhang: Es gibt die sogenannte GEMA-Vermutung. Das bedeutet, dass man davon ausgeht, dass auf einer Veranstaltung mit Musikaufführung (egal ob Live oder „Tonband“) GEMA pflichtige Musik gespielt wird. GEMA pflichtig bedeutet, dass die Musik von Künstlern stammt die GEMA Mitglieder sind.

Will man diese Vermutung umgehen, so muss man der GEMA nachweisen (durch das Führen von Listen der gespielten Musik), dass kein GEMA pflichtiges Material aufgeführt wird. In diesem Zusammenhang ist Vorsicht geboten, denn die GEMA schickt unangemeldet verdeckte Kontrolleure!

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